Oplægget var ganske enkelt: Lav to forskellige nyhedsbreve med samme fokus på den kommende sammenlægning af de to selskaber. Begge nyhedsbreve skal fortælle kunderne om baggrunden for sammenlægningen i NEM Forsikring, de nye fordele for kunderne samt skabe tryghed ved at informere om hvad sammenlægningen reelt kommer til at betyde for dem.

Forskellige selskaber – forskellige udfordringer
Mens Forsikring Fyn er ejet af Middelfart Sparekasse, er Midtjysk Forsikring et gensidigt selskab, ejet af kunderne selv. Hos ledelsen i Forsikring Fyn forventede man en vis skepsis fra kunderne, fordi Forsikring Fyn havde valgt at rykke teltpælene op og flytte hovedsædet fra Odense til Midtjysk Forsikrings nuværende adresse i Skanderborg. 

- Ting som ejerforhold og placering af selskabet betyder naturligvis også meget for både medarbejdere og kunder, når to lokale og traditionsstærke forsikringsselskaber som her slår sig sammen i et nyt selskab. Både hvad angår ledelsens og bestyrelsens interne udmeldinger, men så sandelig også for at sikre sig kundernes opbakning eksternt. Det er klart, at der skal være konsensus i de to selskabers budskaber, så alle stakeholdere mærker, at selskaberne også i praksis vil det samme og tager opgaven alvorligt, forklarer Henrik Eske, seniorrådgiver i Related. 

Nærheden som omdrejningspunkt
Efter en grundig research og et redaktionsmøde med ledelsen i de to forsikringsselskaber gik Related i gang med planlægningen af de to nyhedsbreve. Udgangspunktet var fra starten, at nyhedsbrevet skulle være i øjenhøjde med læserne, og at de to selskabers fælles varemærke, nærheden, skulle være gennemgående i alle artikler. Samtidig skulle indholdet pege fremad og skabe tryghed om det smarte i at to mindre selskaber forener kræfterne i et nyt og større - og dermed bedre rustet – forsikringsselskab. 

Omdrejningspunktet i begge nyhedsbrev var et fællesinterview med de to selskabers administrerende direktører, der her fik lejlighed til at give hver deres personlige vinkel på baggrunden for sammenlægningen. Udover de to nyhedsbreves fælles indhold havde hvert af de to forsikringsselskaber desuden en række artikler og nyheder, der henvendte sig specifikt til hver deres kunder. Dette indhold havde især til formål at afmystificere sammenlægningen, bl.a. ved at vise, hvad selskabernes egne medarbejdere forventede sig fremover i NEM Forsikring og ved at adressere vigtige spørgsmål fra kunderne.

Nyhedsbrevene udkom samtidig og blev distribueret til cirka 20.000 kunder. De blev desuden gjort offentligt tilgængelige på de to selskabers hjemmesider.